Bis vor wenigen Jahren erforderte die Entwicklung und Realisierung vor allem von kleineren und mittleren Bauvorhaben nur eine überschaubare Gruppe an Planungs- und Baubeteiligten. Im Zuge der Digitalisierung, der wachsenden Komplexität in der Planung, steigender Anforderungen an die Gebäudetechnik sowie umfangreichere Normen und Regeln, wächst die Zahl der Projektbeteiligten seither stetig. Um alle Anforderungen umsetzen zu können, müssen daher die Effizienz in den Planungsphasen erhöht und parallel mehr Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden.
Agiles Planen ersetzt Balkenplan
Über den klassischen Weg des Balkenplans, bei dem Planungs- und Bauschritte vorwiegend nacheinander erfolgen, lassen sich die stark miteinander vernetzten Planungs- und Baufortschritte in heutigen Projekten nicht mehr zielführend verwalten. Stattdessen etabliert sich die aus der Softwareentwicklung stammende Agile Planung immer mehr. Bei dieser Methode wird das Projekt schrittweise abgewickelt, wobei bei jedem Schritt flexibel auf Veränderung und Herausforderungen eingegangen werden kann.
Vom Auftakt…
Als Auftakt wird beim Agilen Planen in einem realen oder immer häufiger virtuell abgehaltenen Meeting zunächst der Planungsprozess aufgeplant: Dabei werden Ziele, Verantwortungsbereiche und Strukturen festgelegt und die einzelnen Aufgaben bestimmt. Darüber hinaus sind Meilensteine zu definieren, z.B. Schnittstellen-, Abstimmungs- oder Fertigstellungstermine, sowie die dafür notwendigen Prozesse. Zudem werden die Meilensteine in verschiedene „Sprints“ unterteilt. Die Festlegung der Meilensteine erfolgt dabei von hinten nach vorne, also von der Übergabe des Projekts bis zum ersten Planungsschritt, um die Machbarkeit der anstehenden Aufgaben realistisch einschätzen und festlegen zu können. Vorgänge, die die ferne Zukunft betreffen, werden zunächst nur grob definiert, nahe Ziele sehr viel genauer beschrieben.
…zu den Sprints
Jeder Sprint beinhaltet ein Arbeitspaket, das in einer beim Auftakt festgelegten Zeit abgewickelt wird. In der Regel betreffen die einzelnen Pakete einen überschaubaren Zeitraum von vier bis sechs Wochen, sodass die Komplexität des Bauvorhabens in für alle Planungs- und Baubeteiligten begreifbare und machbare Schritte gegliedert wird. So kann bei einem Sprint beispielsweise die grundsätzliche Konstruktion des Bauvorhabens im Mittelpunkt stehen, der nächste betrifft die Funktionsbereiche, der dritte beispielsweise die Fassadenplanung, ein anderer den BIM-Planungsprozess oder die Ausschreibung und Vergabe.
Visuelle Darstellung über Srum-Boards
Zentrales Merkmal jener „Planung der Planung“ ist die visuelle Darstellung des Prozesses: Mit Hilfe virtueller Post-its, die auf von der IT bekannten Scrum-Boards (z.B. Miroboard, Mattermost oder die Novacapta Building Project Site) Hier bitte weitere alternative Boards nennen, damit nicht nur ein Software-Programm namentlich genannt wird) platziert werden, kann jeder Planungs- und Baubeteiligte Kommentare abgeben. Unterschiedliche Farben ermöglichen die Zuordnung zu den jeweiligen Verantwortungsbereichen bzw. der jeweiligen Profession. Für den Erfolg der Agilen Planung unerlässlich ist zudem ein Scrum-Master, also eine Führungskraft, die dafür sorgt, dass die beim Auftaktmeeting festgelegten Routinen eingehalten werden. Sie erarbeitet nicht nur die Fragestellungen, sie sorgt ebenso dafür, dass die Meetings zeitlich nicht ausufern und behält darüber hinaus den gesamten Prozess und die Zeitschienen im Blick.
Kontrolliert zum Erfolg
Neben sogenannten Daily Scrums, in denen sich die einzelnen Teammitglieder kurz abstimmen, gibt es bei der Agilen Planung auch inhaltliche Review-Sitzungen, die nach Abschluss der jeweiligen Sprints erfolgen. In diesen meist als Videokonferenzen gestalteten Sitzungen wird der Ablauf der jeweiligen Phase beurteilt und die Qualität der Zusammenarbeit bewertet. Auch Verbesserungsprozesse können besprochen werden. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass der gesamte Prozess stetig optimiert und das jeweilige Ziel so effizient und somit „lean“ wie möglich erreicht wird. Damit führt die Agile Planung zu einer deutlichen Verbesserung bisheriger Planungsmethoden und sorgt für reibungslose und wirtschaftliche Prozesse, die termingerecht und hochwertig umgesetzt werden.
